Dla osób bez wykształcenia prawniczego może być pewnym zaskoczeniem, że kontaktując się z przedstawicielem handlowym czy – szerzej – pracownikiem przedsiębiorstwa nie mogą automatycznie zakładać, że dokonane z nim ustalenia będą wiążące w świetle prawa. Tak jednak właśnie jest, bowiem co do zasady upoważniony do działania w imieniu przedsiębiorcy jest, zależnie od jego formy prawnej, albo jego zarząd (np. w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjnej, spółdzielni), albo jego poszczególni wspólnicy (np. w spółce jawnej, komandytowej, partnerskiej), albo on sam, jeżeli prowadzi tzw. jednoosobową działalność gospodarczą i w świetle prawa cywilnego jest traktowany po prostu jako osoba fizyczna.

Te podstawowe mechanizmy reprezentacji słabo odpowiadają współczesnej praktyce handlu, zwłaszcza z udziałem większych przedsiębiorstw, które w zakresie standardowych, bieżących transakcji (zarówno z innymi przedsiębiorcami, jak i z konsumentami) reprezentowane są zwykle przez różnego rodzaju przedstawicieli, np. pracowników działu sprzedaży, handlu czy eksportu. Dodatkowo normą staje się, że ustaleń tego rodzaju dokonuje się przez internet.

Co do zasady ryzyko przekroczenia uprawnień ponosi klient

Oczywiście przedsiębiorca, niezależnie od swojej formy prawnej, może udzielić zatrudnianym przez siebie osobom odpowiedniego pełnomocnictwa. Nie zmienia to jednak faktu, że co do zasady ryzyko związane z tym, czy przedstawiciel rzeczywiście jest umocowany do dokonania konkretnej czynności, ponosi kontaktujący się z nim kontrahent przedsiębiorstwa. W razie ewentualnego procesu to na nim spoczywać będzie obowiązek udowodnienia, że przedsiębiorca był należycie reprezentowany przy czynnościach (np. przy zawarciu umowy/przyjęciu zamówienia), z których dany kontrahent wywodzi swoje żądania. Nietrudno domyślić się, że wykazanie takiego umocowania na etapie sporu sądowego może być utrudnione.

W zasadzie nie rozwiązuje takiego problemu nawet sądowe zobowiązanie pozwanego przedsiębiorcy do przedłożenia dokumentów wskazujących zakres upoważnienia danego przedstawiciela, bowiem tylko od jego uczciwości zależeć będzie, czy przedłoży autentyczne dokumenty, zamiast np. oświadczyć, że nigdy takich nie było, bo pracownik przecież umocowany nie był. Może to być zresztą prawda, np. gdy dany przedsiębiorca nie zadbał o to, aby zawrzeć odpowiednie upoważnienie na piśmie.

Stare prawo w nowych czasach

Jest jednak kilka sposobów, na które można próbować zaradzić trudnej pozycji procesowej kontrahenta w tego typu sporach. Tutaj omówimy tylko jeden z nich, który udało się z powodzeniem zastosować w jednym z procesów prowadzonych niedawno przez naszą kancelarię. Dotyczył on transakcji między dwoma przedsiębiorcami uzgodnionej przez internet (korespondencja mailowa) przez jej przedstawicieli handlowych.

Chodzi o powołanie się na art. 97 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się w razie wątpliwości za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. W pewnym uproszczeniu przepis ten zwalnia kontrahenta przedsiębiorcy z konieczności dowodzenia, że jego przedstawiciel był umocowany do dokonania danej czynności, gdy chodzi o czynności (transakcje) typowe dla danego podmiotu oraz – co kluczowe – gdy przedstawiciel znajdował się w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności. W założeniu przepis ten rozwiązywać miał problem niekorzystnego i w pewnych sytuacjach dość niesprawiedliwego rozkładu ryzyka między przedsiębiorcą a jego klientem w większości sporów dotyczących standardowych transakcji.

Problem, który czytelnik zapewne już dostrzega, polega na tym, że art. 97 k.c. nijak się ma do komunikacji na odległość, zwłaszcza za pomocą internetu, kiedy to kwestia fizycznego zlokalizowania pracownika ma drugorzędne znacznie. Z drugiej strony trudno się dziwić takiemu sformułowaniu przepisu, ponieważ oddaje on ducha innych czasów – istnieje w niezmienionej formie od uchwalenia Kodeksu cywilnego (1964 r.) i powtarza niemal dosłownie treść art. 68 Kodeksu handlowego z 1934 r., na którym był wzorowany.

Sądy w obronie kontrahentów

Zagadnienie nieadekwatności art. 97 k.c. do współczesnych uwarunkowań coraz częściej dostrzegane jest w orzecznictwie. Sądy konsekwentnie rozszerzają zastosowanie przepisu na różne przypadki komunikowania się na odległość. Przykładowo w przełomowym orzeczeniu z 1998 r. [1] Sąd Najwyższy stwierdził, że art. 97 k.c. można odnieść do pracowników mających dostęp do „urządzeń biurowych”, takich jak firmowe pieczęci i faks, za pomocą którego przesyłają kopie opieczętowanych dokumentów w imieniu przedsiębiorcy. Rozumowanie to było potwierdzone w kolejnych orzeczeniach z 2003 r. [2] i 2014 r. [3]. W ostatnim z nich sąd wypowiedział się zresztą na gruncie sprawy, w której komunikacja między stronami spornej transakcji była prowadzona m.in. mailowo, choć wprost do tego nie nawiązał.

Uzasadnienie rozstrzygnięcia w każdej z tych spraw opierało się o tezę, że przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za to, komu umożliwia dostęp do firmowych urządzeń, ponieważ ich stosowanie przez pracownika obiektywnie mogło budzić przekonanie, że osoba ta jest należycie umocowana. Jest to jak najbardziej właściwy kierunek wykładni, dobrze oddający istotę i cel przepisu. Kontynuując ten tok myślenia, rozciągnięcie art. 97 k.c. także na komunikację internetową byłoby więc uzasadnionym krokiem, zwłaszcza jeśli chodzi o wysyłanie skanów opieczętowanych i podpisanych dokumentów. Dotychczas jednak do problemu reprezentacji przez internet na gruncie art. 97 k.c. wprost odnosiły się tylko sądy powszechne. Przykładowo Sąd Apelacyjny w Łodzi potwierdził w jednym z wyroków [4], że przedstawiciel wyznaczony przez jedną ze stron do komunikacji z kontrahentem stanowi osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa w rozumieniu tego przepisu, gdy kontaktuje się z nią internetowo i dokonuje w ten sposób ustaleń (w sprawie chodziło konkretnie o przesunięcie terminu zapłaty). Sąd uzasadnił „uwspółcześnienie” wykładni art. 97 k.c. poprzez trafne stwierdzenie, że w dobie powszechnego korzystania z internetu jako przekaźnika nie tylko informacji, ale i decyzji, odwoływanie się do kryterium przestrzenno-funkcjonalnego lokalu przedsiębiorstwa traci na aktualności.

W podobnym tonie wypowiedziały się sądy obydwu instancji (sąd okręgowy i apelacyjny) w sprawie prowadzonej przez naszą kancelarię, dodatkowo podkreślając znaczenie „powierzenia” pracownikowi nie tylko dostępu do urządzeń firmowych takich jak komputer, ale także firmowego adresu mailowego. Sądy akcentowały również znaczenie funkcji (stanowiska) pełnionej przez danego przedstawiciela i tytułu, którym w związku z tym legitymuje się on w korespondencji z kontrahentami. Jest to słuszny kierunek, bowiem fakt posługiwania się przez pracownika tytułem np. „specjalisty ds. sprzedaży” czy „menedżera ds. handlu” daje podstawy do mniemania, że jest on osobą upoważnioną do reprezentacji przedsiębiorcy przy zwykłych transakcjach przez niego dokonywanych.

Równowaga między ochroną klienta a reprezentowanego przedsiębiorcy

Nasuwa się jednak pytanie, jak daleko powinna sięgać ochrona zaufania klienta w ramach art. 97 k.c. w przypadku komunikowania się na odległość. W końcu o wiele łatwiej o pomyłkę co do rzeczywistego zakresu upoważnienia osoby, której uprawnienia oceniamy na podstawie stopki w wiadomości mailowej czy skanu pieczątki na przesłanym dokumencie, niż w przypadku pracownika na kasie czy w okienku dla obsługi klientów danego przedsiębiorstwa. W tym pierwszym wypadku o wiele łatwiej też o nadużycia. Można by więc twierdzić, że przy komunikacji na odległość powinna jednak obowiązywać zasada ograniczonego zaufania ze strony kontrahentów. Taka konkluzja byłaby jednak zbyt daleko idąca i niepotrzebnie zaburzałaby płynność oraz pewność transakcji dokonywanych przez internet czy za pomocą innych środków telekomunikacji. Nie można bowiem zapominać, że – przynajmniej zgodnie z częścią prezentowanych poglądów – art. 97 k.c. ustanawia jedynie domniemanie umocowania, a więc przedsiębiorca może dowodzić, że mimo pozorów wskazujących na upoważnienie danej osoby do działania w jego imieniu osoba ta w rzeczywistości wcale nie była do tego upoważniona. W taki sposób art. 97 k.c. bywa też często stosowany przez sądy. Przedsiębiorca w celu obrony może wskazać np. na treść umowy z danym pracownikiem, istnienie wewnętrznych procedur decyzyjnych, ustaloną praktykę dokonywania transakcji z tym samym klientem lub z innymi klientami itp. Oczywiście wszystkie tego typu dowody podlegają sędziowskiej ocenie w zakresie wiarygodności.

Gdyby natomiast podążyć za tymi poglądami, które wykluczają dowodzenie przez przedsiębiorcę, że osoba, do której zastosowanie znajduje art. 97 k.c., nie była jednak umocowana, to dla zachowania równowagi należałoby pewnie ostrożniej badać, czy przesłanki tego przepisu są spełnione w sprawach dotyczących transakcji zawieranych na odległość. Nie zmieniłoby to jednak ogólnej konkluzji, że omawiany przepis znajduje zastosowanie do takiej kategorii spraw, ponieważ – cytując ponownie Sąd Najwyższy – prawo nie powinno być barierą biurokratyzującą działalność przedsiębiorstw i paraliżującą ich sprawność. W tym kontekście trzeba widzieć rolę art. 97 k.c. [5]