Czy spółka musi mieć swoją stronę? Czy musi ją sama prowadzić? Jakie dane powinna tam zamieszczać? Uwagi praktyczne na gruncie nowelizacji Kodeksu spółek handlowych.
Z początkiem roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która nakłada na spółki akcyjne oraz komandytowo-akcyjne obowiązek prowadzenia stron internetowych i zamieszczania na nich określonych informacji dla akcjonariuszy (pisaliśmy już o tym tutaj).
Choć nowy przepis dotyczy wszystkich spółek akcyjnych, to w praktyce niewiele zmienia dla spółek publicznych, na których ciążą o wiele dalej idące wymogi i które w dalszych rozważaniach pominiemy.
Warto przyjrzeć się nowej regulacji, która spowodowała (w sposób zapewne niezamierzony) pewne wątpliwości co do tego, na czym ów nowy obowiązek ma polegać.
Własna strona internetowa prowadzona przez spółkę…
Zgodnie z art. 5 § 5 k.s.h. spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne prowadzą własne strony internetowe i zamieszczają także na tych stronach, w miejscach wydzielonych na komunikację z akcjonariuszami, wymagane przez prawo lub ich statuty ogłoszenia pochodzące od spółek.
Jakkolwiek wykładnia celowościowa tego przepisu wydaje się jasna (o czym za chwilę), to jego dosłowne brzmienie może nastręczać wątpliwości. Ustawodawca nakazuje bowiem każdej zobowiązanej spółce „prowadzić” stronę internetową, która w dodatku ma być „własną” stroną tej spółki.
Kodeks spółek handlowych nie zawiera definicji strony internetowej, ale można odwołać się do definicji zawartej w art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Zgodnie z tą definicją strona internetowa to zbiór uporządkowanych logicznie, połączonych ze sobą przez nawigację oraz linki, elementów prezentowanych za pomocą przeglądarki internetowej pod jednolitym adresem elektronicznym.
Z kolei „adres elektroniczny” inna ustawa (z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną) definiuje jako oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.
Aby strona internetowa była dostępna w internecie, musi naturalnie zostać gdzieś zapisana (w miejscu, na które następnie wskazywał będzie adres elektroniczny). Skoro ustawodawca nie sprecyzował, że strona wymagana dla potrzeb wypełnienia obowiązków określonych w art. 5 § 5 k.s.h. musi być zapisana w określonym miejscu, to przyjąć należy, że może być zapisana w miejscu dowolnym. Może to być więc serwer należący do spółki lub do innego podmiotu (np. podmiotu świadczącego usługi hostingowe). Jeśli jednak prowadzenie strony będzie wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych, przy wyborze lokalizacji serwera warto mieć na uwadze przepisy RODO, a zwłaszcza ograniczenia wiążące się z transferem danych poza UE/EOG.
Strona powinna działać pod „adresem elektronicznym”, ale i w tym przypadku ustawodawca nie sprecyzował, jaki ma to być adres. Do oznaczania stron internetowych i dostępnych na nich zasobów wykorzystuje się adresy URL, np. https://www.example.com/. Istotną ich częścią jest domena internetowa. Może być to zarówno domena zarejestrowana przez samą spółkę, jak i przez podmiot trzeci, który udostępni spółce domenę do korzystania. Należy uznać za dopuszczalne także posługiwanie się subdomenami w ramach używanej domeny, np. corporate.example.com. Zawsze warto jednak wcześniej upewnić się, że wykorzystywana przez spółkę nazwa domeny nie narusza praw osób trzecich (np. z zarejestrowanych znaków towarowych).
Dalej, sam „adres elektroniczny” może cechować różny poziom szczegółowości. Może ograniczać się do wskazania domeny (np. https://example.com/) – w takim wypadku wskazane jest, aby ze strony głównej można było łatwo dotrzeć do „miejsca wydzielonego na komunikację z akcjonariuszami”, zwłaszcza jeżeli strona jest rozbudowana. Adres może też odnosić się szczegółowo do konkretnego elementu, np. pliku czy folderu (np. https://example.com/pl czy https://example.com/strona.html). Każdy bowiem z tych adresów niewątpliwie jest „adresem elektronicznym” dla potrzeb przywołanych wyżej definicji.
…czy może jednak niekoniecznie
Zgodnie z nowym art. 5 § 5 k.s.h. strona internetowa powinna być „prowadzona” przez spółkę. Choć takie sformułowanie sugeruje, że spółka powinna samodzielnie prowadzić swoją stronę (administrować nią), to wydaje się, że nie było to celem ustawodawcy i – wbrew literalnemu brzmieniu przepisu – nie jest to jego treścią. Można zaryzykować tezę, że w znakomitej większości przypadków nie tylko wspomniane już usługi hostingu (udostępniania miejsca na serwerze), ale też prowadzenia stron (rozumianego jako administrowanie stronami i wprowadzanie na nich zmian) świadczone są przez podmioty zewnętrzne. Zresztą także zarejestrowanie domeny wymaga zawarcia umowy z podmiotem zewnętrznym. W tym kontekście spółka „prowadzi” swoją stronę w ten sposób, że samodzielnie decyduje o tym, co i kiedy ma się na tej stronie znaleźć, ale już funkcje administratora strony powierza wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu.
Zmieniony art. 47 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym nakazuje spółkom akcyjnym i komandytowo-akcyjnym zgłaszać sądowi rejestrowemu adres strony internetowej, o której mowa w art. 5 § 5 k.s.h. Adres taki podlega następnie wpisowi w Dziale 1 w Rubryce 2 KRS i tym samym jest jawny i każdy zainteresowany może łatwo ustalić, na której stronie internetowej (pod jakim adresem) dana spółka publikuje wymagane ustawą ogłoszenia.
Tym samym nie sposób przyjąć, że dla zapewnienia zgodności z przytoczonymi przepisami spółka powinna samodzielnie „prowadzić” stronę internetową, której adres winien wykorzystywać zarejestrowaną przez tę spółkę domenę. Przeciwnie, o ile zachowane są wymogi wskazane w ustawie, tj. odwiedzający stronę może łatwo ustalić, że jest to strona danej spółki (np. konkretnej spółki wchodzącej w skład grupy kapitałowej, bez względu na to, kto jest „właścicielem” strony, a więc – odwołując się do wspomnianej już definicji – zbioru danych), adres tej strony jest wskazany w rejestrze przedsiębiorców, a na stronie znajdują się wymagane informacje, to wymogi ustawy należy uznać za spełnione. Nawet jeśli strona, o której mowa, technicznie stanowi podstronę w serwisie internetowym grupy spółek.
Można pójść w tych rozważaniach dalej. To, że ustawa nakazuje spółce posiadać stronę internetową, nie oznacza, że spółka może mieć tylko jedną stronę. Nierzadko spółki prowadzą wiele stron, poświęconych np. różnym liniom produktowym czy segmentom działalności (dotyczy to zwłaszcza większych organizmów). Dla potrzeb ustawy istotnie spółka powinna „wyznaczyć” jedną stronę i jej adres podać do publicznej wiadomości, ujawniając go w KRS. Nie oznacza to jednak, że oprócz tego spółka nie może prowadzić innych stron, choćby nawet niepowiązanych (niepodlinkowanych) ze stroną „KRS-ową”.
Co i gdzie należy ogłaszać
Zgodnie z art. 5 § 5 k.s.h. ogłoszenia spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych muszą być publikowane „także” na stronie internetowej. Oznacza to, że nowy obowiązek w istocie rozszerza katalog publikatorów, w których spółki winny zamieszczać określone informacje. Do tego katalogu należą więc nadal Monitor Sądowy i Gospodarczy oraz inne publikatory wskazane w statucie spółki lub w ustawie.
Niewątpliwie na stronie internetowej spółki powinny być zamieszczane wszystkie ogłoszenia wymagane prawem i publikowane dotąd we wspomnianych wyżej miejscach, tj. w szczególności informacje podlegające ogłoszeniu w MSiG (tj. informacje wpisywane w rejestrze przedsiębiorców), wymagane prawem ogłoszenia (np. wezwania wierzycieli w razie prowadzenia postępowania konwokacyjnego lub likwidacji), a także ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia spółki.
Oprócz ogłoszeń na stronie internetowej powinny pojawić się oczywiście podstawowe dane spółki wymagane zgodnie z art. 127 § 5 k.s.h. (dla spółki komandytowo-akcyjnej) oraz art. 374 k.s.h. (dla spółki akcyjnej), tj. firma, siedziba i adres spółki, numer KRS, oznaczenie właściwego sądu rejestrowego, NIP oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.
Podsumowanie
Wracając do wspomnianego na początku celu nowej regulacji, nie ulega wątpliwości, że jest nim zobowiązanie spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych do tego, by udostępniały określone w ustawie czy w ich statutach dane na stronie internetowej, której adres jest wskazany w rejestrze prowadzonym dla danej spółki i która jest dostępna dla każdego (tj. nie jest zabezpieczona hasłem, a dostęp do niej nie wymaga posiadania specjalnego – innego niż powszechnie wykorzystywane – oprogramowania, wiedzy itp.).
Na zarządzie spółki ciąży zaś odpowiedzialność za to, by strona była prowadzona w sposób zgodny z ustawą. Uchybienie temu obowiązkowi może mieć daleko idące konsekwencje, skutkując odpowiedzialnością członków zarządu, a także w szczególności wadliwością uchwał walnych zgromadzeń, o których informacja nie została prawidłowo ogłoszona na stronie (por. uwagi we wspomnianym już wcześniejszym artykule na łamach Co do zasady).
Maciej A. Szewczyk, Rafał Kuchta