Najnowsze zmiany w Kodeksie spółek handlowych poszerzyły wykorzystywanie rozwiązań informatycznych w procesie rejestracji i funkcjonowania niektórych spółek.

Od 1 stycznia 2012 r. można zawierać umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy użyciu wzorca umownego w systemie teleinformatycznym. „Tryb S24” miał na celu skrócenie i uproszczenie procedury zakładania spółki za cenę ograniczenia elastyczności w kształtowaniu postanowień umowy. Popularność tego rozwiązania stała się impulsem do podjęcia prac legislacyjnych, a będąca ich owocem ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. [1] rozszerza jego stosowanie na niektóre spółki osobowe (przepisy te weszły w życie z dniem 15 stycznia 2015 r.). Wprowadza także zupełne novum – możliwość podejmowania niektórych uchwał przez wspólników przy użyciu systemu teleinformatycznego, a także możliwość elektronicznego zbywania praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej oraz udziałów w spółkach z o.o. (zmiany te zaczną obowiązywać dopiero od 1 kwietnia 2016 r.).

Zakładanie spółki. Wzorzec umowy

Zgodnie z przepisami nowelizacji obowiązującymi od 15 stycznia 2015 r. za pomocą systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości możliwa jest rejestracja spółek jawnych oraz komandytowych przy wykorzystaniu wzorców umów. Zasadniczo wnioski takie rozpoznawane mają byćw terminie jednego dnia. Momentem zawarcia umowy takiej spółki jest chwila wprowadzenia do wzorca umowy wszystkich koniecznych danych dotyczących spółki i jej podpisania. Analogicznie jak w przypadku spółki z o.o. zawiązanej w trybie S24 do spółki jawneji komandytowej można wnosić wyłącznie wkłady pieniężne.

Wzorce umowne zaproponowane w przepisach wykonawczych mają charakter podstawowy, lecz pozwalają na wybór szeregu wariantów niektórych postanowień. Oprócz określenia firmy i siedziby spółki, oznaczenia wspólników oraz wysokości wnoszonych przez nich wkładów (sum komandytowych komandytariuszy),
a także przedmiotu działalności spółki wg PKD, wzorce przewidują możliwość określenia m.in.:

• w spółce jawnej lub komandytowej:
• czasu trwania spółki;
• wspólników uprawnionych do reprezentacji lub prowadzenia spraw spółki;
• udziału poszczególnych wspólników w zyskach oraz w stratach;
• dopuszczalności przeniesienia ogółu prawi obowiązków wspólnika na inną osobę;
• trybu zmiany umowy spółki, przy czym zawsze konieczne jest podjęcie uchwały przez wszystkich wspólników;
• w spółce z o.o.:
• dopuszczalności umorzenia udziału wspólnika za jego zgodą;
• wymogu zgody spółki na zbycie lub zastawienie udziału oraz dopuszczalności wykonywania przez zastawnika lub użytkownika prawa głosu z udziału;
• dopuszczalności wypłaty zaliczki na poczet dywidendy;
• utworzenia rady nadzorczej, w tym z wyłączeniem prawa indywidualnej kontroli wspólnika;
• sposobu reprezentacji spółki przez zarząd.

Warto odnotować, że na etapie prac legislacyjnych postulowano zwiększenie liczby postanowień zmiennych w celu zwiększenia elastyczności wzorców. Być może ograniczona liczba wariantów wynika z pilotażowego charakteru przyjętych rozwiązań. Niewątpliwie określenie wzorców umownych w przepisach wykonawczych ułatwi ich ewentualne rozbudowanie w przyszłości.

Uchwały i inne czynności dokonywane w systemie teleinformatycznym

Postanowienia nowelizacji wchodzące w życie z dniem 1 kwietnia 2016 r. przewidują możliwość podejmowania niektórych uchwał wspólników w spółkach jawnych, komandytowych oraz z o.o. przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym,a także przenoszenia w ten sposób ogółu praw i obowiązków wspólników spółki osobowej oraz zbywanie udziałów w spółce z o.o. Należy zauważyć, że powyższe możliwości zarezerwowane są dla spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorcai nie została później zmieniona w „tradycyjny” sposób. Dotychczas wydane przepisy wykonawcze ustanowiły wzory uchwał dotyczących:

• zmiany umowy (w ramach wzorca);
• ustanowienia prokury;
• rozwiązania spółki;
• zatwierdzenia sprawozdania finansowegow spółce z o.o.;
• podziału zysku albo pokrycia straty w spółce z o.o.

W przypadku uchwał wspólników spółki z o.o. nie jest konieczne formalne zwoływanie zgromadzenia wspólników, ale wszyscy wspólnicy muszą co do niej wykonać prawo głosu. Z uzasadnienia projektu wynika, że rozwiązanie to ma pozwolić wspólnikowi na doprowadzenie do zwołania zgromadzenia poprzez odmowę głosowania.

Warto też odnotować, że nowelizacja przewiduje możliwość podejmowania uchwał w systemie teleinformatycznym także przez inne organy spółki z o.o., jeśli uchwały te podlegają przesłaniu sądowi rejestrowemu w celu ich złożenia w aktach rejestrowych.

Sposób autoryzacji składanych oświadczeń

Zgodnie z przepisami nowelizacji autoryzacja w systemie teleinformatycznym może się odbywać z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Zmiana ta oznaczaw istocie wprowadzenie podpisu profilem zaufanym ePUAP do obrotu prywatnoprawnego, bowiem dotychczas służył on do potwierdzania tożsamości wyłącznie w stosunkach z administracją publiczną i sądami. W toku prac legislacyjnych zauważono, że to rozwiązanie prowadzi do jednakowego traktowania dwóch form podpisu o różnym poziomie bezpieczeństwa (tylko bezpieczny podpis wymaga użycia karty kryptograficznej).

Budzi wątpliwości także pozostawienie możliwości zawarcia umowy spółki z o.o. nawet przy wykorzystaniu jedynie tzw. zwykłego podpisu elektronicznego. Już w okresie obowiązywania trybu S24 dla rejestracji spółki z o.o. podnoszono bowiem, że ze względu na gorsze zabezpieczenia tego podpisu takie rozwiązanie niesie za sobą ryzyko łatwego podszycia się pod inną osobę i wykorzystania jej danych do utworzenia spółki. Jest to tym bardziej niezrozumiałe, że wszystkie pozostałe czynności online dotyczące tej spółki wymagają potwierdzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Podsumowanie

Oczywiste jest, że rozwiązania przewidziane w nowelizacji nie będą przydatne dla przedsiębiorców oczekujących umowy spółki skrojonej na miarę. Wykorzystanie podstawowego wzorca umowy może natomiast stanowić atrakcyjną ofertę dla innych podmiotów. Warto jednak zachować ostrożność, bowiem system teleinformatyczny nadal pozwala na wybór rozwiązań skutkujących oddaleniem wniosku o rejestrację spółki. Dodatkową zachętą do korzystania z nowych rozwiązań jest oszczędność związana z brakiem wymogu formy aktu notarialnego dla umów zawieranych online, a także z obniżeniem opłat sądowych za wpisy do KRS spółek zakładanych w systemie (za pierwszy wpis – z 500 zł do 250 zł, a przy zmianach w umowie – z 250 zł do200 zł). Z drugiej strony, na etapie prac legislacyjnych sądy podkreślały, że większość spółek z o.o. rejestrowanych w trybie S24 była rejestrowana przez osoby prowadzące działalność gospodarczą polegającą na zbywaniu zarejestrowanych spółek (shelf companies). Czy omawiana nowelizacja przysłuży się jedynie tego rodzaju podmiotom? Czas pokaże.